Valahol a 2000-es évek elején robbant be a köztudatba a „papírmentes iroda” romantikus gondolata, amit az iratkezelés szereplői is enyhén szólva vegyes érzésekkel fogadtak. Tisztán emlékszem egy pécsi előadásom során, arra a mindent elmondó őszinte sóhajra, amit egy idősebb úrból szakadt ki, hallva, hogy az iratkezelő szoftver bevezetése nem kötelező. (Halkan jegyzem meg, hogy a mai napig nem az.)
Ugyanakkor az informatika világát érthető módon felpezsdítették és inspirálták az új fejlesztési irányok és lehetőségek. Ezek valódi hasznát a kezdetekkor még nem igazán érezhettük, mivel lássuk be kellett az informatikai szakterületnek is némi felkészülési idő.
Az elmúlt több, mint 10 év, azonban mindkét oldalon engedte leülepedni a tapasztalatokat.
Már nem gondoljuk szervezeti oldalon, hogy a papír az ősellenségünk és csak akkor fejlődik megfelelő ütemben a szervezetünk, ha a kávénkat is a számítógép keveri meg. Merjük bevallani, hogy érzelmileg is kötődünk a papírhoz és merünk úgy rendszereket tervezni, hogy ahol racionális és releváns, ott megtartjuk a papír alapú működést.
Az iratkezelő rendszerek evolúciója viszont már elérhető közelségbe helyezi számunkra a tisztán digitális folyamatok kialakítását és menedzselését is. Sőt mindezt akár a telefonunkról, mobileszközünkről is.
Egy dologról azonban nem szabad megfeledkezni! Az informatika a tipikus, a rendszeres, a szabványos folyamatokat tudja támogatni.
Hiába vágyunk arra, hogy a Balaton partjáról szignáljuk a feladatokat a kollégáknak, ha a szervezetünk folyamatai, feladatai még nem kerültek felmérésre és szabályozásra. Ha még mindig hagyjuk, hogy az egyes szervezeti egységeink eltérő gyakorlat, ha úgy tetszik szokásjog alapján végezzék az egyébként egyező feladataikat.
Ez a papírmentes iroda megalkotásának legelső lépése. És nem olyan bonyolult, mint amilyennek tűnik!
Belülről legtöbbször azért érezzük lehetetlennek, mert iratkezelési vezetőként nincs sem kompetenciánk, sem vezetői támogatottságunk más szakterületek gyakorlatának megváltoztatásához.
Mert nem szeretnénk harcolni a kollégáinkkal, különösen úgy nem, hogy igazából csak elképzelésekkel rendelkezünk a célunkról.
Ez teljesen természetes!
Ugyanakkor egy független szakértő képes tárgyilagosan, objektíven felmérni a működési folyamatokat, figyelmen kívül hagyva a szervezeten belüli esetleges harcokat, nézeteltéréseket, erőviszonyokat. A szakértő a vezetőhöz van bekötve, hiszen munkáját vezetői szint validálja, így olyan problémákat is reprezentál, amelyek korábban nem tudtak bekerülni erre a szintre. Illetve egy szakértő nemcsak, hogy ismeri a kialakítandó rendet, de képes többféle megoldási módot is felajánlani, a szervezet sajátosságaihoz igazodva.
Mi a tanulság? Ne tegyük félre a legextrémebbnek tűnő modernizálási tervünket sem, de minden fejlesztési tervünket előzze meg a szervezetünk alapos megismerése.
Kérje segítségünket szakmai tervei megvalósításához! Kérje ingyenes online konzultációnkat!
Dr. Szabó Krisztina
